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RFID涉密文件载体管理系统

1.前言

行业调查发现,传统的文件仓库管理系统只能够记录文件的出库库信息和存储文件位置信息,对于文件的流转只能够人为的监管,容易出现文件丢失。为了解决这些问题,现采用RFID技术对文件资产进行管理。在每个文件上都绑定一个RFID标签,在库房安装RFID读写器,做到监察每个文件的流转情况,为每个文件的流转形成信息记录,防止文件在流转过程的丢失,做到实时监管。

2.系统简述

RFID加密文件体管理系统,通过使用RFID技术,完成文件资产的出入库管理,并对文件资产的流转进行监管,形成流转记录和可视化流转轨迹记录。采用高拍仪将文件资产电子化存档等基础信息录入。

3.系统技术特点

5.2.1 射频识别(RFID)技术

射频识别,RFID(Radio Frequency Identification)技术,又称无线射频识别,是一种通信技术,可通过无线电讯号识别特定目标并读写相关数据,而无需识别系统与特定目标之间建立机械或光学接触。RFID读写器也分移动式的和固定式的,目前RFID技术应用很广,如:图书馆,门禁系统,食品安全溯源等。

射频识别系统最重要的优点是非接触识别,它能穿透雪、雾、冰、涂料、尘垢和条形码无法使用的恶劣环境阅读标签,并且阅读速度极快,大多数情况下不到100毫秒。有源式射频识别系统的速写能力也是重要的优点。可用于流程跟踪和维修跟踪等交互式业务。

RFID是一项易于操控,简单实用且特别适合用于自动化控制的灵活性应用技术。可自由工作在各种恶劣环境下:短距离射频产品不怕油渍、灰尘污染等恶劣的环境,可以替代条码,例如用在工厂的流水线上跟踪物体;长距射频产品多用于交通上,识别距离可达几十米,如自动收费或识别车辆身份等。射频识别系统主要有以下几个方面系统优势:

1. 读取方便快捷:数据的读取无需光源,甚至可以透过外包装来进行。有效识别距离更大,采用自带电池的主动标签时,有效识别距离可达到30米以上;

2. 识别速度快:标签一进入磁场,解读器就可以即时读取其中的信息,而且能够同时处理多个标签,实现批量识别;

3. 数据容量大:数据容量最大的二维条形码(PDF417),最多也只能存储2725个数字;若包含字母,存储量则会更少;RFID标签则可以根据用户的需要扩充到数10K;

4. 使用寿命长,应用范围广:其无线电通信方式,使其可以应用于粉尘、油污等高污染环境和放射性环境,而且其封闭式包装使得其寿命大大超过印刷的条形码;

5. 标签数据可动态更改:利用编程器可以向标签写入数据,从而赋予RFID标签交互式便携数据文件的功能,而且写入时间相比打印条形码更少;

6. 更好的安全性:不仅可以嵌入或附着在不同形状、类型的产品上,而且可以为标签数据的读写设置密码保护,从而具有更高的安全性;

7. 动态实时通信:标签以与每秒50~100次的频率与解读器进行通信,所以只要RFID标签所附着的物体出现在解读器的有效识别范围内,就可以对其位置进行动态的追踪和监控。

5.2.2先进统一的 SOA 架构

SOA 面向服务的体系结构,是一个组件模型,它将应用程序的不同功能单元(称为服务)通过这些服务之间定义良好的接口和契约联系起来。接口是采用中立的方式进行定义的,它应该独立于实现服务的硬件平台、操作系统和编程语言。这使得构建在各种这样的系统中的服务可以以一种统一和通用的方式进行交互。考虑到此系统需要和 SAP、物流平台等不同平台间的数据交互,SOA 提供了一种异构间系统的数据交互方式,SOA 的目标在于让 IT 系统变得更有弹性,以便更灵活、更快地响应不断改变的企业业务需求,解决软件领域一直以来存在的“如何重用软件功能”问题。采用 SOA 来构建信息平台,无疑是未来的发展方向。

SOA 的 5 大基本特征为软件功能重用提供了解决的办法。

①服务之间通过简单、精确定义的接口进行通信,不涉及底层编程接口和通信模型。

②粗粒度性:粗粒度服务提供一项特定的业务功能,采用粗粒度服务接口的优点在于使用者和服务层之间不必再进行多次的往复,一次往复就足够了。

③松耦合性:松耦合性要求 SOA 架构中的不同服务之间应该保持一种松耦合的关系,也就是应该保持一种相对独立无依赖 的关系。这样的好处有两点,首先是具有灵活性,其次当组成整个应用程序的服务内部结构和实现逐步地发生变化时,系统可以继续地独立存在。而紧耦合意味着应 用程序的不同组件之间的接口与其功能和结构是紧密相连的,因而当需要对部分或整个应用程序进行某种形式的更改时这种结构就显得非常脆弱。

④位置透明性:位置透明性要求 SOA 系统中的所有服务对于其调用者来说都是位置透明的,也就是说,每个服务的调用者只需要知道想要调用的是哪一个服务,但并不需要知道所调用服务的物理位置在哪。

⑤协议无关性:协议无关性要求每一个服务都可以通过不同的协议来调用。另外,在许多传统的 IT 系统的内在部分采用的是硬连接,这种结构很难让企业快速响应市场的变化,而 SOA 能够重复利 用企业现有的资源,可以减轻企业运营成本,提升资源的使用效率,并且减轻企业维护人员的工作量,减少潜在的风险以及管理费用。在业务方面和IT 方面带来许多优势:

①服务给精确的业务流程带来灵活性;

②使用服务来改善客户服务,而不必担心底层复杂的 IT 基础架构;

③可以迅速创建新的业务流程和复杂的应用程序,以适应市场变

4.系统功能描述

5.3.1总体功能系统规划

涉密文件管理.png

  电子文档信息自动化管理系统总体设计规划如上面的系统逻辑架构,根据文档管理工作的分工不同分为:信息采集、日常管理、信息服务、系统安全、系统设置、软件接口六个部分。

  其中信息采集、日常管理和信息服务三部分包括了用户文档信息管理的主要业务内容,实现了文档信息的收集整理、日常管理和利用服务的网络化和电子化。

  信息采集主要负责文档信息的整理、编目与电子文件的自动挂接,完成文档信息的收集、录入和数字化工作。

  日常管理部分主要完成电子文档的鉴定、销毁、移交、编研、征集等工作,同时可以辅助实体管理、形成文档的目录、进行借阅、利用、统计等管理工作。

  信息服务主要通过简单方便的方式,为用户提供快捷的文档信息服务。

  系统安全则充分保证了文档系统和数据的安全性,使对电子文档信息的安全管理能够控制到每一具体功能操作和每一具体文件。

  系统设置部分为用户搭建符合自身文档信息管理需要的文档管理结构提供了定制工具,可以让用户自己量身定制本单位的文档管理结构,无论是从眼前,还是从长远考虑,都将比其他任何系统更加能够适应用户自身不断变化和不断增长的功能需求。

5.3.2 系统管理规划

电子档案管理.png

5.3.3 功能描述

l 文件管理

 文件管理中的文件归档是指文件材料在处理完毕之后,由文书部门或业务部门将其中有保存价值的文件整理立卷,定期移交给本单位档案机构或档案人员集中管理的过程如。

  管理模块包括:文件著录、文件分类排序、文件鉴定、辅助组卷、密级期限设置、解密、设置目录、生成归档号、文件归档、关联关系设置、按字典排序、适应机构变更等功能。

l 档案管理

本模块中涵盖了档案管理人员工作中各环节的业务处理过程,包括著录、组卷、调整、检索、移交、接收、制作目录。

  档案著录:对于历史的档案数据,档案管理员可进行传统整理方法(先录入案卷信息再录入卷内文件信息)或简化整理方法(单级文件)的著录,以及原文的添加、挂接。

  案卷调整:档案管理员在归档的过程中,需要对错误的归档结果进行纠错,包括:分卷、合卷、拆卷、插卷、补空卷、卷内顺序调整、案卷顺序调整、案卷号调整等等。

Excel输出 :要能够将用户选择的数据输出到Excel中,用户可以对这些数据以及格式进行必要的调整。注:该功能也同样应用于文件管理功能模块

l 移交接收

 下级档案部门或其它单位将其管理的需移交的档案、相关资料实体与原文及检索目录向上级档案部门移交。档案部门经验收无误后,向移交单位出具交接文件。

(1)移交

  下级档案部门或其它单位将其管理的需移交的档案、相关资料实体与原文及检索目录向上级档案部门移交并记录。

流程:

1、移交单位或部门填写《档案交接文据》,将移交档案的案卷目录和文件目录数据导出送至上级档案部门;

2、收到上级档案部门审签的交接文据后,将移交情况汇总至《档案移出登记簿》中,并将实体已移交档案索引的”保存状态”赋予移交标识。

(2)接收

  上级档案部门接收其他单位移交的档案、相关资料实体与电子文件及检索目录。

  流程:

  上级档案部门对拟接收档案的案卷目录和文件目录的数据进行录入或通过导入、网上传输等手段接收;

  上级档案部门清点无误后审签交接文据,交接文据归入移交档案的全宗卷同时退给移交部门一份,有关接收情况汇总至《档案收进登记簿》中。

l 档案保管

库房管理

  提供库房面积、相关设备、排架情况等信息的著录与维护,进行信息的查询、统计处理。

  存放位置管理

  能够成批设置档案的存放位置信息,建立存放位置索引。并能够打印《全宗存放索引》、《库房存放位置索引》。

  流程:

  通过检索处理,选择出相关的档案,填写相应的存放位置信息,将这一批档案的相关“存放位置”信息进行替换。

  档案保管状况管理

  定期对库房中的档案进行检查,检查的结果记录到档案检查状况登记簿中;对档案进行修复时,填写修复情况登记簿记录修复工作,便于日后的工作统计;登记时能够自动更新档案条目的“保管状态”信息。

  档案库房温湿度管理

  每日登记表数据录入或转换、统计分析。通过数据表来记载信息,提供著录、检索、统计和打印等功能。由用户手动的填写相应的著录项,对于某些著录项,要求能够继承上一条纪录的值。

l 出入库管理

出入库管理,可以手工录入档案信息,记载档案的出入库信息。

  出入库管理,在接收档案实体,消毒上架排列或移交档案出库后,按每个库房的出入库动作都要登记《档案出入库登记簿》。

l 档案利用

 利用登记

  当借阅实物档案时,要手工登记档案的利用表,若检索到的条目下没有原文,而该文件的载体是“纸质”时,可在页面中登记档案利用申请信息,然后到档案室进行借阅。在进行借阅时,档案管理员可直接调出该利用人的利用申请信息直接转利用;利用方式和利用目的的选择项应能自由定义。利用登记后,如果是实物档案,系统会提示用户到档案室去借阅档案。对于自己无权查看的档案,需要进行利用申请,待得到批准后,如果是实物档案(无原文),可到档案室去借阅,如果是电子档案,可直接通过查询即可利用。

  利用管理

  对档案的借阅利用进行管理,能够进行催还、归还、续借等操作,对利用的历史信息能够检索。

  利用流程:

1.通过检索或手工输入的方式填写相应的借档信息,然后输入利用人信息,填写利用方式、利用目的、归还日期,信息填写完毕后即可登记,并打印登记单、借阅单、催还单、督办单等;

2. 利用者使用完毕后,可将档案实体单份或成批交还利用管理员;

3. 利用管理员录入归还档案信息,登记利用效果;

4. 如果借阅者需要续借,那么利用管理员检索该借阅者的所有借阅的档案,选择要续借的档案,可直接转入利用登记。如果登记成功,自动将相应的档案信息做归还及借阅处理。

催还流程

1.系统自动检索出需要催还的人员名单;

2. 选择要催还的人员;

3. 印催还单给选择的人员。

  利用统计

  可分不同利用方式,如查阅电子、查阅实体、出借、复制、传真等。进行人次、卷次、件次、张数等方面的统计,可统计某一时点出借尚未归还的档案实体。

  可按利用者、利用时间、利用方式、借阅操作人等进行查询。检索到相关档案信息,进行原文浏览时,自动进行利用登记(不需要归还)。

  可以统计某个文档的调阅次数。可以统计通过申请调阅档案的次数。

  档案利用流程

1.此流程是针对于那些利用者不具有权限的档案,对于那些具有权限的档案,用户不必经过此过程即可利用档案。

2. 此流程可由用户根据实际工作情况自定义。

l 鉴定销毁

 系统自动检索出到期的档案,通过保管期限鉴定、销毁鉴定后,将待销毁的档案形成《销毁清册》。鉴定销毁时,要记载下相关的信息;销毁的档案自动赋予“实体已销毁”标识,同时归入档案销毁库。

  需要进行案卷的拆分、合并,并能够修改案卷号、目录号信息,结果形成《鉴定整理登记簿》,能够根据相关数据进行工作统计。

l 档案统计

创建、维护、导入、导处相关档案数据的统计报表。

  可预先定制好档案局规定的相关报表(基本情况统计年报);打印输出;能够将报表输出到Excel文件中;能够将下级行上报的数据导入;能将系统中的报表导出为文件;能将报表文件导入到系统中。

l 档案编研

 进行大事记、组织沿革、基础数字汇编、重要文件汇编、人事任免汇编的编研工作。能够通过检索查到相关的档案,打开相应的原文,进行原文的复制、粘贴等编辑操作,进行编研。

l 查阅

总部或档案馆和各个分支机构能够互相查阅数据,进行信息资源的共享利用。提供简单查询、组合查询以及分类检索等多种先进得检索手段,通过网络快速地查阅信息,能够在权限范围内直接通过浏览器浏览原文,以及进行原文的打印、下载等操作。

  当档案只存在实物档案,不存在电子原文时,用户可直接进行利用申请登记,该登记信息能够直接被送到档案部门,用户去借阅时,能够直接调出该申请登记信息。

l 系统维护

信息门类管理

  根据档案的特点,把系统各种目录数据分为各逻辑类目,下层的逻辑类目包含几层具体的物理表,用户通过系统可在这几层物理表间设定关联关系,如案卷和文件的关系。对每一物理表用户可自定义表名、表描述,对表的每一字段,用户可自定义字段名、字段类型,指定字段的是否可为空、唯一、值继承、自动加一,并可添加、删除、修改字段。

  处理步骤:

1.系统对类目的定义进行初始化设定。初始化将生成固定字段和可选字段,其中固定字段是必须有的,用户只能修改字段描述,不能修改字段名;可选字段用户可进行添加,修改等操作;

2.用户根据需要修改字段。对于固定字段,用户可以并且只能修改字段描述,不能修改字段名。对于可选字段用户可进行添加,修改等操作。

l 用户管理

用户管理的内容是对用户对象和用户——权限的管理。

  具体控制的权限分为数据权限(查询、修改、对应原文权限)和业务功能操作的权限设置。

  档号格式定义

  用户通过系统定义各门类的档号格式

  系统提供的缺省设置为国家档案归档标准中定义的归档号组成结构,用户可以在此基础上定义。

  其他系统设置系统提供以下设置功能

  归档范围设置

  保管期限规则的设置

  数据导入系统提供如下功能:

  数据导入:能导入包括ACCESS、DBF、SQLSERVER、ORACLE等常见数据库格式的数据;用户能自定义字段间的对应关系,系统按用户设定的对应关系导入数据;能在已有字段的基础上临时生成新字段,把新字段的数据导入对应目标字段中;能保存用户设定的导入环境(包括字段间的对应关系、定义的新字段、导入条件等),用户可导入该环境,避免重复设定导入环境;对字段类型和长度系统可自动做相应的转换和截断操作;能设定导入数据的范围;

l 日志管理

 登陆日志管理:记录了用户登录本系统的用户名、登录时间、注销时间等信息。

  原文日志管理:记录了用户每次添加、修改、删除原文资料时所作的时间、用户名等相关信息。

  系统维护日志管理:记录了用户每次对系统配置的改动,如创建新门类、添加、删除字段等信息。

  除了以上的日志功能,还提供灵活的定制日志功能,通过少量的开发定制某种操作的日志记录。

l 权限管理

多级权限管理,可以通过对总部的档案室或档案馆超级管理用户可以赋权给下级立档单位或部门的二级超级用户,使之有管理自己单位的人员的权限。

  用户管理:分为用户组和用户,可以指定用户组或用户权限,用户可以继承所在组的权限,并可以单独赋权超越组的权限。

  按照操作功能和档案门类组合赋权,可以赋予用户每一个档案门类的不同操作功能的权限。

l 系统扩展功能

用户可以选择如下扩展功能来满足对档案管理的需求。

批量扫描子系统

  对于批量扫描纸质档案,数字化加工软件,提供包括扫描、优化、批量挂接等功能。

RFID识别

  可以在扫描子系统集成第三方RFID软件对扫描的原文进行RFID识别,并将识别后的文本信息存储到数据库或文本文件中,为方便利用和全文检索做准备;也可将RFID功能集成到客户端,方便用户在浏览图像原文时有选择性的进行RFID识别。

  全文检索

  可以集成第三方全文检索引擎,可对RFID识别后的公开档案进行专业化的全文检索。

  接口模块

(1)统一身份认证接口。为部门内部统一的授权系统留下的可以扩展的接口,直接读取身份认证LDAP服务器进行身份认证。

(2)OA数据归档接口。留有与OA等其他业务系统的接口,可以根据用户的系统实际情况二次开发接口模块,自动将OA等其他系统中需要归档的目录数据和原文数据归入档案系统中,并保留原有文件格式及流程生成的附件。

(2)业务系统数据接口。可通过二次开发接口将企事业单位的现有业务系统中产生的、需要归档的文件数据,直接导入到档案系统中来,在通过档案管理软件进行其它的管理操作。

l 可视化分析

涉密文件载体统计采取图形化、表格化等多种呈现方式综合展现,以数量统计为主,辅以相关文件的拓展信息(如资产密级、类目、标题、借出人、借出时间、离库时长等),数据统计相关信息除在系统内显示外可通过可视化大屏呈现。

文件资产可视化.png


5.系统优势

 电子文档管理系统是一个平台化的文档管理软件,完全满足上述系统基本设计原则中的各项要求。同时具有如下优势特点:

5.4.1数据集中运行模式的优势

(1)充分实现了总部对的分支机构的工作进行督导、监控。

(2)方便集中管理、维护、备份档案管理系统所产生的数据。

(3)避免了数据分散在各下属单位,无法快速的进行对档案数据全面的检索和利用。

(4)方便集中在服务器端进行应用逻辑层的修改和维护,无需客户端有任何变动,即可完成对系统的改进。

(5)减少对软件和硬件的投资。

(6)减少对网络带宽的依赖性

  电子文档管理平台技术

(1)文档类型可以自由定制

(2)文档管理的层次可以自由定制

(3)文档录入的信息(数据库结构)可以自由定制

(4)用户的录入及检索界面可以自由定制

(5)录入方式可以自由定制

(6)文档的分类表可以自由定制

(7)文档的统计报表可以自由定制

(8)用户对文档的操作和使用权限可以自由定制

(9)内置大量函数,提供用户功能强大的定制手段

(10)通过上述定制功能平台可以建立任何企业和行业的电子文档管理系统。

5.4.2应用系统功能的可扩充性

多层架构的设计、合理的平台的选择以及超强的可定制的功能设计,可以提供很好的功能扩充性,而不需要修改系统本身。当需求发生变化时,第一选择是通过简单的定制或系统配置,来满足要求;第二选择是通过部署一些新开发的模块来满足要求;第三才是修改系统本身。

  可紧密集成第三方软件,如全文检索和RFID识别软件,大大方便利用。

(1)可与OA等系统接口形成文档的一体化管理:OA系统接口与其它业务系统接口。

(2)多文件浏览:支持多达200多种图形图像文件格式的管理和浏览